Proceso para solicitar espacio en las residencias universitarias estudiantiles

El proceso para solicitar espacio en las residencias universitarias estudiantiles se hace a través de una solicitud electrónica. Esta solicitud señala los pasos a seguir y documentos que deben ser provistos, si prefiere continuar a la solicitud electrónica directamente o si conoce el proceso, puede acceder la misma a través del siguiente enlace: https://solicituddevivienda.uprrp.edu/ .

La capacidad de espacios en las residencias universitarias estudiantiles es limitada por lo que usualmente el número de espacios disponibles es menor que la cantidad de solicitantes. El proceso de evaluación de las solicitudes radicadas por los estudiantes, así como la asignación de los espacios disponibles se hará conforme a lo establecido en el Reglamento General de las Residencias Universitarias Estudiantiles (en adelante “Reglamento”). Podrá acceder el mismo a través de los siguientes enlaces:

(español) http://vivienda.uprrp.edu/wp-content/uploads/2014/03/Reglamento-Residencias.pdf

(inglés) http://vivienda.uprrp.edu/wp-content/uploads/2015/11/UPR_Student_Residences_Regulations.pdf 

No obstante, durante la evaluación de solicitudes para el período de verano, se adoptará un orden de prioridades para asignar espacios cuando los mismos no topen el máximo con estudiantes matriculados en cursos.

Orden de prioridades para asignar espacios durante verano

Durante la evaluación de solicitudes para el período de verano, se les dará prioridad a los estudiantes que evidencien estar matriculados en cursos durante el o los períodos de verano, tal como detallado en la Sección 6.2.4 del Reglamento. Si el número máximo de espacios disponibles no es utilizado, se asignarán los espacios restantes a los sucesivos grupos por orden de prioridad:

  1. estudiantes que se encuentran conduciendo investigaciones académicas supervisadas, dirigidas o financiadas por el Recinto,
  2. estudiantes atletas que vayan a practicar con su entrenador o equipo,
  3. estudiantes pertenecientes a grupos especiales de interés académico o institucional y, finalmente,
  4. estudiantes contratados que vayan a trabajar en la institución.

El espacio podrá ser asignado limitando el tiempo de estadía al tiempo comprendido por el curso. Esto así, para poder ofrecer la máxima oportunidad para satisfacer la necesidad de alojamiento de los distintos solicitantes.

Aquellas escuelas, facultades, unidades o coordinadores de proyectos que necesiten disponer alojamiento para grupos especiales deberán contactar el Programa de Vivienda antes del 11 de marzo del año académico en curso para solicitar fecha de reunión y así proceder a finiquitar los detalles de su petición y recibir orientación sobre los requisitos de solicitud y de entrada.

Solicitud

El estudiante completará una solicitud electrónica y acompañará la misma con la información y documentos próximamente detallados. Los estudiantes que soliciten readmisión al verano no entregarán evidencia de ingresos, dado que la provista para su entrada durante el año académico será reutilizada. Es importante que sepa que, aunque el sistema de solicitud electrónica genera un recibo automático al completar la misma, dicho recibo no garantiza que la información sometida junto con la solicitud esté completa, correcta o legible.

El Programa de Vivienda proveerá recursos y asistencia a los estudiantes en sus instalaciones para completar y documentar la solicitud.

1. Fecha de Radicación

La radicación de solicitudes se efectuará conforme las fechas establecidas en el Reglamento en la Sección 7.2. Se dispone además, que si el día señalado cae durante un fin de semana, el Programa de Vivienda solo proveerá recursos y asistencia en las solicitudes hasta el último día laborable previo a la fecha límite.  No obstante, la solicitud electrónica quedará disponible en línea hasta la fecha estipulada. Las solicitudes podrán ser sometidas electrónicamente luego de la fecha límite pero serán evaluadas como solicitudes tardías.

2. Resumen del Proceso de Solicitud

Aunque es bueno leer esta explicación ya que le orienta sobre diversos aspectos del proceso de solicitud, algunas personas preferirán ir directamente a la solicitud donde encontrará instrucciones claras para poder someter la solicitud correctamente. Para acceder la solicitud electrónica, el estudiante que desea solicitar alojamiento deberá visitar la siguiente dirección electrónica:  https://solicituddevivienda.uprrp.edu/ .

Una vez entre al portal, deberá proveer su número de estudiante y su pin o, en lugar del pin, los últimos 4 dígitos de su número de Seguro Social para poder acceder la solicitud. Inmediatamente, el sistema le mostrará alguna información proveniente del Sistema de Información Estudiantil. Si usted descubre que en esta información hay algún error o algo que necesite sea actualizado, deberá comunicarse con la oficina pertinente para ello. Usualmente, la información del sistema proviene del proceso de admisión o del proceso de registro. Siguiendo la información personal, la solicitud incluye varias preguntas que deberá contestar. Dependiendo de la contestación a estas preguntas, el sistema le indicará los documentos que debe adjuntar a su solicitud.

3. Documentos que debe adjuntar a su solicitud

a) La solicitud electrónica le requerirá información específica y documentos que deberá adjuntar. Es de suma importancia mencionarle que los archivos deben ser subidos en formato .PDF a través de la solicitud misma. La solicitud le permitirá subir una cantidad limitada de archivos por documento requerido. La cantidad máxima de archivos que podrá someter lo verá reflejado en la pantalla. Normalmente será un (1) solo archivo. Como evidencia de planilla radicada, podrá subir dos (2) archivos distintos para aquellos casos donde los padres o tutores legales radiquen por separado. Como evidencia de ingresos en los casos que no haya radicado planilla, podrá subir dos (2) archivos distintos cuando haya diversas fuentes de ingreso. Como evidencia de caso especial, podrá subir hasta cinco (5) archivos distintos para los casos en que tenga múltiples evidencias que sostengan su reclamo.

Cada uno de estos archivos podrá contar con múltiples páginas pero no podrá sobrepasar los cinco megabytes (5MB) totales. Enfatizamos que los 5MB son el máximo de cada archivo sometido; no es el máximo de la suma de todos los archivos.

Primeramente, le preguntará si usted o sus padres rindieron planilla para el año contributivo anterior. Si la contestación es sí, deberá proveer la misma debidamente ponchada como recibida, electrónica o impresa, con todas sus páginas aunque estén en blanco. Si usted, estudiante, tiene veinticinco (25) años o menos deberá aparecer reclamado como dependiente en la planilla de alguno de sus padres y presentar la copia de dicha planilla. Si tiene veintiséis (26) años o más, podrá someter su propia planilla de ingresos y no es necesario proveer información de ingreso de los padres.

La solicitud electrónica le preguntará el estatus civil de sus padres, para lo cual deberá elegir entre casados, divorciados o solteros. Si están divorciados, la solicitud electrónica le solicitará que provea copia de la Sentencia de Divorcio y copia de la Certificación de Cumplimiento del Individuo de su caso provista por la Administración para el Sustento de Menores, ASUME. Si sus padres son solteros, la solicitud electrónica le requerirá que provea solamente copia de esta certificación. Esta certificación puede ser solicitada en línea a través del enlace: http://www.asume.pr.gov/.

Si sus padres, en caso de ser un estudiante menor de 26 años, o usted, si es un estudiante de 26 años o más, no radicó planilla de contribución sobre ingresos, se deberá proveer una Certificación de Radicación de Planilla para Individuo en negativo para el año contributivo que corresponda. Para ello, deberá acudir al Departamento de Hacienda o solicitar el mismo en línea si es posible a través del enlace: http://www.hacienda.gobierno.pr/.

La información de ingresos del solicitante anteriormente descrita es requerimiento esencial del Reglamento y podrá ser utilizada para calcular el ingreso anual per cápita del núcleo familiar dividiendo el total de ingreso anual bruto entre el número de miembros del núcleo familiar para evaluar prioridad a la hora de asignar espacios.

Si la condición económica del solicitante o su tutor legal cambiase o se viese afectada por eventos no incluidos o descritos en la planilla sometida, podrá presentar al Programa de Vivienda cualquier otra evidencia que respalde dicha situación. Esta evidencia adicional será sometida a través del mismo sistema electrónico como evidencia que sostenga un reclamo de estudiante especial. Ver encasillado (c).

b) Incluirá evidencia de lugar de residencia permanente alterna solo si la principal, ofrecida por el sistema de información estudiantil, no es correcta. Para esto, marcará el encasillado de lugar de residencia permanente alterna y someterá como evidencia la factura de agua o luz de su padre, madre, tutor legal o de su persona en caso que viva por su cuenta.

c) El estudiante que interese ser considerado como estudiante especial  someterá, junto con la solicitud, evidencia que sostenga dicho reclamo. Los estudiantes especiales que confirmen su estadía para el segundo semestre académico no deberán volver a someter la evidencia para dicho semestre, dado que la admisión es otorgada por el año académico completo. Los estudiantes especiales que soliciten readmisión a un nuevo año académico deberán volver a someter la evidencia que sostenga dicho reclamo.

d)Finalmente, para evaluar la prioridad de la asignación de espacios durante el período de Verano, se solicitarán evidencias de matrícula para los períodos de verano solicitados o cualquier gestión aceptada relacionada al Recinto que incluye, estudiantes que se encuentran conduciendo investigaciones académicas supervisadas, dirigidas o financiadas por el Recinto,  estudiantes atletas que vayan a practicar con su entrenador o equipo, estudiantes pertenecientes a grupos especiales de interés académico o institucional y, finalmente, estudiantes contratados que vayan a trabajar en la institución.

Estas evidencias deberán ser escaneadas en formato de carta original sobre papel timbrado con el sello de la unidad correspondiente y la firma del director o decano de la misma, adicional a la del profesor guía, y anejadas electrónicamente a la solicitud. La carta deberá explicar la naturaleza de la actividad a ser realizada y el período de tiempo durante el cual se llevará a cabo. Si desea, puede utilizar el formato de carta provisto en la solicitud. Igualmente, en este documento deberá aparecer el sello de la unidad correspondiente y la firma del director o decano de la misma.

Confirmación de Estadía

La Sección 7.3.1 del Reglamento explica que los estudiantes admitidos durante el primer semestre deberán confirmar su estadía para el segundo semestre. Para esto, confirmarán su deseo de permanecer durante el segundo semestre en la residencia asignada a través de la solicitud electrónica, en o antes del 30 de noviembre. Se dispone además, que si el día señalado cae durante un fin de semana, el Programa de Vivienda solo proveerá recursos y asistencia en las confirmaciones hasta el último día laborable previo a la fecha límite,  No obstante, la confirmación electrónica quedará disponible en línea hasta la fecha estipulada.

Los espacios de los estudiantes que no confirmen a la fecha indicada serán considerados como disponibles para ser reasignados.

Solicitantes que no participan del Programa de Asistencia Económica

Los estudiantes que no participen del Programa de Asistencia Económica, ya sea porque no cualifican para las becas estatales o federales, o no están interesados en recibir las mismas o en completar la solicitud FAFSA, podrán pedir durante el proceso de solicitud que su condición económica sea evaluada como una de necesidad que amerita prioridad durante la asignación de espacios. El Programa de Vivienda se encargará de identificar estos casos para que sean considerados y evaluados en sus méritos. Estos competirán en igualdad de condición que los estudiantes participantes del Programa de Asistencia Económica.

La condición de necesidad económica se determinará a base del ingreso anual del solicitante o de su unidad familiar y el número de miembros de la misma, de forma similar al sistema utilizado por el Programa de Asistencia Económica.

Solicitudes incompletas o descalificadas (reconsideraciones)

El estudiante que radique una solicitud incompleta o con algún documento incorrecto o incompleto será notificado por el Programa de Vivienda sobre el particular a través de respuesta automatizada que llegará a su correo electrónico y tendrá un plazo de 15 días naturales (o próximo día laboral) para solicitar una reconsideración y someter los justificantes correspondientes.  De cumplir con el plazo establecido, la solicitud será considerada posterior a la evaluación regular y previa a las solicitudes tardías en orden de radicación de la solicitud de reconsideración. Toda solicitud de reconsideración deberá ser entregada mediante carta suscrita por el estudiante dirigida al Programa de Vivienda o a través de la solicitud electrónica cuando cualifique y así sea programado. Pasado el plazo otorgado, el estudiante que interese ser considerado para ser asignado un espacio en las residencias deberá llenar una solicitud tardía. Ver encasillado titulado, “Solicitudes tardías”.

Las solicitudes de reconsideración que resulten inelegibles por no contar con todos los criterios estipulados en el Reglamento serán descartadas sin necesidad de notificarle al respecto.

Solicitudes tardías

Como regla general, cualquier solicitud tardía será considerada si se somete con la evidencia completa, luego de atender las reconsideraciones. El grupo de solicitantes tardíos será ordenado en orden de radicación de solicitud.

Enlace para solicitar:

https://solicituddevivienda.uprrp.edu/

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